Nhập liệu trong Excel là công việc quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, chỉ cần một chút lơ là, chúng ta có thể nhập sai số hoặc định dạng số, khiến việc tính toán trở nên “lệch pha”. Vậy làm sao để “hô biến” bảng tính Excel của bạn trở nên “ngoan ngoãn”, hiển thị chính xác các con số? Hãy cùng mình khám phá ngay trong bài viết này nhé!
I. Lỗi Định Dạng Số trong Excel là gì?
1. Định nghĩa
Lỗi định dạng số trong Excel là “kẻ phá bĩnh” khiến số liệu của bạn bị sai về định dạng, nhưng khi nhìn vào, bạn vẫn hiểu được ý nghĩa của những con số “bướng bỉnh” đó.
2. Tác hại
Lỗi tưởng chừng “vô hại” này có thể gây ra nhiều phiền toái như:
- Tính toán sai: Khi bạn thực hiện các phép tính, công thức, kết quả có thể sẽ không chính xác.
- Lọc dữ liệu “lạc trôi”: Việc lọc dữ liệu có thể bị sai vị trí hoặc sai số kết quả.
- Lỗi #VALUE!: Xuất hiện lỗi #VALUE! cho một hàm nào đó.
3. Nguyên nhân
- Format Cells “cứng đầu”: Tính năng Format Cells của Excel được cài sẵn với định dạng không phải số.
- Dấu thập phân “nhảy múa”: Sai định dạng dữ liệu số khi có chứa phần thập phân, dữ liệu là % hoặc dạng số thông thường.
- Ngày tháng “lẫn lộn”: Dữ liệu ngày tháng bị lẫn vào trong các con số do bản chất dữ liệu ngày tháng cũng thuộc dạng số.
- Ký tự “trà trộn”: Trong quá trình nhập liệu có lẫn vài ký tự của text (ký tự đặc biệt, chữ,…) với ký tự dạng số khiến Excel “lầm tưởng” dữ liệu đó là kiểu Text.
II. “Minh nhãn” phát hiện Lỗi Định Dạng Số
Hãy cùng mình “bắt lỗi” định dạng số qua 2 cách đơn giản sau đây:
1. “Phù phép” với AutoFilter
- Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu > Chọn tab Data > Sort & Filter > Chọn Filter.
- Bước 2: Click vào mũi tên ở cột cần kiểm tra > Quan sát cột dữ liệu số được hiện ra và sắp xếp. Dữ liệu nào không sắp xếp đúng thứ tự là đã bị lỗi định dạng số.
Lưu ý:
- Dữ liệu số sẽ tăng dần từ nhỏ đến lớn nhất (bao gồm cả số âm).
- Ký tự không phải dạng số sẽ được xếp ở cuối danh sách.
2. “Thử tài” bằng phép tính
- Quy luật: Chỉ dữ liệu dạng Số (Number) mới có thể thực hiện các phép tính.
- Cách kiểm tra: Thực hiện phép tính với dữ liệu bị nghi ngờ. Nếu kết quả trả về là lỗi #Value! thì dữ liệu đó không phải là định dạng Number.
III. “Hóa giải” Lỗi Định Dạng Số trong Excel
1. “Biến hình” định dạng dữ liệu
- Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu ở cột cần sửa lỗi > Chọn thẻ Home > Nhấn vào mũi tên trỏ xuống ở phần Number để mở hộp thoại Format Cells.
- Bước 2: Chọn Number > Chỉnh sửa:
- Decimal places: Số chữ số thập phân sau dấu phẩy.
- Tích chọn Use 1000 separator để hiển thị dấu phân cách hàng nghìn.
- Lưu ý:
- Đối với dữ liệu kiểu Accounting hoặc Currency, bạn cần thực hiện các tùy chọn tương ứng.
- Hãy thống nhất cách hiển thị dữ liệu và định dạng để tránh việc hiển thị không đồng đều.
2. “Trợ thủ đắc lực” – Hàm VALUE
Lưu ý: Cách này dùng để chuyển đổi dữ liệu dạng khác (không phải Number) thành dạng Number.
- Bước 1: Sao chép dữ liệu cần sửa lỗi sang một file Excel hoặc sheet khác để tránh mất dữ liệu.
- Bước 2: Sử dụng chức năng Replace (Ctrl + H) để xóa các ký tự thừa (dấu phẩy, dấu chấm,…) trong bảng dữ liệu số.
- Bước 3: Sử dụng hàm VALUE cho các giá trị cần chuyển đổi.
- Cú pháp: =VALUE(giá trị cần chuyển đổi sang số)
- Bước 4: Copy toàn bộ dữ liệu đã chuyển đổi > Click chuột vào vị trí đầu tiên của cột ban đầu > Chọn thẻ Home > Paste > Chọn Value > Nhấn OK.
Lời kết
Trên đây là những cách khắc phục lỗi không định dạng được số trong Excel đơn giản và hiệu quả. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích. Chúc bạn thành công!
